汇总所有资料、记录、纲要、合约等内容，再用简单扼要的文字书写，作为每位工作人员现场操作手册，将会场和承包商的名字、电话号码列上，每间会议室座位安排、进出场时间、视听器材都列在手册上，操作手册就像一本参考书，里面包括所有与会议安排相关资料，它不但是一本检视表而且还是资料来源，一旦现场发生紧急事情时可参考处理。
　　
　　 日志：包括两种，一种是按时间顺序，另一种是按字母次序排列各项正式活动、会议、餐会、酒会和其他活动，注明日期、时间、地点和活动名称。

　　指南：这份指南中包括主办单位委员及工作人员名字，在哪个饭店、电话和房间号码，一份指南提供在会后紧急联络或留言，同样也包括承包商公司名称、联络人名字、地址和电话号码，甚至包括家里电话号码和地址，另外还可以设计"会议服务指南"，将所有活动按字母顺序列出来，如眷属报名、视听器材、旅游券或装滨服务等，注明每项服务的电话号码和地点。

　　会议规定：有些是有关是否允许小孩参加开会或展览、如何收费、会议期间的通行证，如眷属、助理和朋友如何处理，使用照相机、录音和其他装置的规定。

　　餐饮：将各种活动餐饮地点、菜色、服务时间注明，甚至保证餐饮数量也包括在内。

　　场地安排说明和设备租借：在前面已介绍过报名处、办公室、展览、研讨会在会场各处，什么时间开始使用，每个地方进场、出场的时间，将这份资料给会场人员、装潢、视听和其他承包商。

　　平面团和各会议室配置图：所有家具放置在办公室、报到处，利用这份资料到现场检查是否安置妥当。